Офисы типа open space вредны для мозга

Четыре года назад Крис Нагеле сделал то, что многие другие руководители сделали еще раньше — он перевел свою команду в офис с открытым рабочим пространством.

До этого сотрудники работали исключительно из дома, но Крис захотел, чтобы все были вместе, ведь так легче общаться и сотрудничать. Вскоре стало ясно, что Нагеле совершил огромную ошибку. Все то и дело отвлекались, производительность страдала, и все девять сотрудников были недовольны, не говоря уже о самом Нагеле.

Большинство из нас стало жертвами концепции open office — будь то шумные личные телефонные разговоры или постоянное прерывание работы.

В апреле 2015 года, спустя три года после переезда в открытый офис, Нагеле перевел компанию в другое помещение, где у каждого теперь есть свое собственное пространство — с закрывающейся дверью.

Многие компании приняли концепцию открытого пространства — около 70% американских офисов именно таковы, — и очень немногие из них вернулись к традиционным пространствам с кабинетами и дверьми. Но исследования показывают, что в таких помещениях мы теряем 15% производительности, имеем огромные проблемы с концентрацией внимания и в два раза чаще болеем.

После переезда Нагеле не раз слышал от других людей, что они мечтают о традиционном офисе. «Многие люди согласны — они не могут выдержать работу в открытом офисе, — говорит он. — Они никогда не доводят дело до конца и вынуждены брать больше работы на дом».

Маловероятно, что в ближайшее время мы расстанемся с концепцией открытого офиса, но некоторые компании уже следуют примеру Нагеле и возвращаются к традиционным кабинетам.

Лучше сосредоточиться

Главное, почему мы все любим пространство с четырьмя стенами и закрытой дверью, — концентрация. Дело в том, что мы не можем работать в режиме многозадачности, и небольшие отвлекающие факторы приводят к тому, что мы теряем концентрацию.

Более того, некоторые открытые пространства могут негативно влиять на нашу память. В особенности это касается hotdesking, экстремального варианта опенспейса, при котором люди сидят, где хотят, перемещая при этом свое оборудование за собой по офису.

Мы сохраняем больше информации, когда сидим в одном месте, утверждает психолог из Иллинойса Салли Августин. Это не так очевидно для нас, но мы связываем свои воспоминания — чаще всего маленькие детали — с тем, что нас окружает. Эти детали, которые могут быть чем угодно — от внезапной идеи, которой мы хотели бы поделиться, до изменения цвета брошюры, над которой работаем, — могут вновь всплывать в памяти только в той же самой обстановке.

Не то взаимодействие

Многих из нас больше всего беспокоит шум. Профессора Университета Сиднея обнаружили, что около 50% людей в полностью открытой офисной планировке и почти 60% людей в кабинках с низкими стенами недовольны звуковой приватностью. И только 16% людей в личных кабинетах испытывают такие проблемы.

Исследователи попросили людей в различных типах офисов оценить, насколько они недовольны своим пространством по 14 различным аспектам, включая температуру, качество воздуха и звуковую конфиденциальность. Данные по закрытым кабинетам были лучше, чем в опенспейсах.

Помимо низкой стоимости, главным аргументом в пользу открытого пространства служит представление, что оно улучшает сотрудничество и взаимодействие. Тем не менее, хорошо известно, что блестящие идеи редко рождаются, когда мы просто болтаем ни о чем. Мы скорее услышим о рождественском подарке, который коллега покупает для кого-то из своей семьи, или о проблемах с супругом вашей соседки по столу.

«Люди общаются друг с другом больше, но они не разговаривают больше о вещах, связанных с работой», — считает Августин. Подумайте об этом: если вы работаете в открытом офисе, вам нужно забронировать конференц-зал для мозгового штурма. Это по-прежнему требует определенного уровня планирования и конфиденциальности.

Получается, что лучше всего мы делаем свою работу, когда мы полностью сконцентрированы, говорит Августин. Мы можем работать в шумном пространстве, но конечный продукт не будет столь же хорош, как если бы мы работали в тихом уголке.

«Это неэффективно, — говорит она. — Это позор — мучить людей, отказывая им в рабочем месте, которое будет реально помогать им работать».

Конечно, для нас важно общаться и знакомиться друг с другом. Но есть много способов, позволяющих сделать это в закрытых офисах. Команда Нагеле, например, обедает вместе каждый день. Некоторые идеи рождаются во время этой обеденной болтовни, говорит он, но большинство из них разработаны во время целенаправленных сессий мозгового штурма.

Нужный баланс

Некоторые компании, которые не готовы полностью отказаться от открытых офисов, экспериментируют с тихими кабинетами для конкретных позиций, требующих внимания, — таких как писательство, реклама, финансовое планирование и программирование.

Но проблема в том, что некоторые люди чувствуют себя некомфортно, покидая команду, чтобы работать в одиночку. Они чувствуют, будто не выкладываются до конца. Это особенно верно в условиях высокого давления. Некоторые из нас даже считают, что побег в тихую комнату является признаком слабости, говорит Августин.

Другие компании создают закрытые пространства для небольших команд. Партнер глобальной архитектурной конторы NBBJ Райан Мулленикс работал с технологическими фирмами, которые строили офисы для 3-16 человек.

Они по-прежнему могут активно взаимодействовать, но избегают шума от других команд, который им не хочется слышать. Помочь могут и новейшие технологии. В собственном офисе Мулленикса стоят специальные датчики, расположенные в 10 футах друг от друга. Они отслеживают уровень шума, температуры и количество людей. Сотрудники могут открыть приложение и найти бесшумное место в офисе.

Плохая новость для противников опенспейсов: эта концепция в ближайшее время не умрет. Но, как говорит Нагеле, все больше компаний должны прийти к тому, к чему и он. Его сотрудники счастливее и продуктивнее — и это помогает не только компании, но и команде.

«Теперь люди могут работать более сконцентрировано, и у них стало больше времени для работы, — говорит он. — Это пошло на пользу каждому».

У нас же, такое впечатление, что перенимается "с запада" все самое вредное для сотрудника и человека.

Что такое офис опен спейс и каковы его особенности

По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
55% работников не нравится температура в помещении.
60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?

Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:

Разнообразное рабочее пространство. Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
Правильное размещение общих зон. Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
Отсутствие высоких перегородок. Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
Утверждение правил поведения. Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
Побольше растений. Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве. Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.

Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.